Zajmując się na co dzień w praktyce zawodowej rejestracją podmiotów gospodarczych, sprawami przekształceń, zmianą umów spółek zauważyłem, że często nasi Klienci są zdziwieni, że muszą ustanowić pełnomocnika, który będzie reprezentował Spółkę w trakcie czynności dokonywanej z członkiem zarządu tej spółki.

Należy podkreślić, że co do zasady spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością czy też spółkę akcyjną reprezentuje zarząd. To zarząd reprezentuje Spółkę we wszelkich czynnościach, w tym przy podpisywaniu umów, czynnościach sądowych, składaniu i przyjmowaniu oświadczeń. Są jednak sytuacje – jak wynika z naszej praktyki wcale nie takie rzadkie – w których dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu (na potrzeby niniejszego artykułu będziemy omawiali sytuacje na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). Przykładem takich zdarzeń jest wynajmowanie spółce nieruchomości przez członka zarządu (niejednokrotnie będącego również wspólnikiem spółki), wynajmowanie sprzętu, użyczanie samochodu.

Równie często dochodzi do zawarcia takich umów, w których podpisujący umowę wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest członkiem jej zarządza jednocześnie spółka jest komplementariuszem w spółce komandytowej, w której komandytariuszem jest wspomniany członek zarządu. Jak widać istnieje wiele sytuacji, w których może dojść do zawarcia umowy miedzy spółką a członkiem zarządu. Mówiąc wprost, może dojść do sytuacji, w której ta sama osoba wystąpi po obu stronach umowy.

W takim przypadku spółka musi być reprezentowana przez pełnomocnika. Stanowi o tym wprost art. 210 Kodeksu spółek handlowych (dalej Ksh) wskazując, że „w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników”. Jak widać, również w przypadku sporów pomiędzy spółką a członkiem zarządu spółka musi być reprezentowana przez pełnomocnika.

W praktyce rada nadzorcza jest powoływana w dużych spółkach, gdyż nie jest to organ obligatoryjny w mniejszych podmiotach. Dlatego też bardzo często jedynymi organami spółki jest zgromadzenie wspólników oraz zarząd. Wówczas istnieje konieczność powołania pełnomocnika w przypadku, gdy ma być zawarta umowa pomiędzy spółką a członkiem zarządu.

W jaki sposób powołać pełnomocnika?

Pełnomocnik spółki do zawarcia umowy między spółką a członkiem zarządu musi być powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, w której wskazana jest osoba powoływana na pełnomocnika oraz określona jest umowa ma zawrzeć w imieniu spółki. Uchwała nie musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku spółki jednoosobowej, w której jedynym członkiem zarządu jest wspólnik. W takiej sytuacji można zawrzeć umowę pomiędzy spółką a jedynym członkiem zarządu bez powoływania pełnomocnika. Umowa taka musi być jednak zawarta w formie aktu notarialnego. Wskazuje na to wprost art. 210 § 2 Ksh: „W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się.