Zgodnie z art. 6 rozporządzenia 250/2019 modyfikacja dokonana w danym podsystemie już po przeprowadzeniu weryfikacji WE nie zawsze wiąże się z ponownym angażowaniem jednostki notyfikowanej i tym samym dokonywaniem zmian w certyfikacie weryfikacji WE podsystemu. Zastrzeżenie takie nie powinno znajdować się w certyfikatach, gdyż dotyczy materii, którą regulują przepisy prawa powszechnie obowiązującego. Wobec tego, nie ma potrzeby ich powtarzania w certyfikacie, jak również nie ma podstaw do modyfikowania tych regulacji.
Oznacza to, że zawarte w certyfikacie zastrzeżenia co do jego ważności wprowadzają w błąd adresata dokumentu i należy je uznać za bezskuteczne, ponieważ przepisy prawa powszechnie obowiązującego mają pierwszeństwo.
- Struktura dokumentacji z przebiegu weryfikacji WE powinna być przedstawiona w sposób dokładny, jednoznaczny oraz precyzyjny.
Zgodnie z decyzją modułową 2010/713/UE jednostka notyfikowana jest odpowiedzialna za zestawienie dokumentacji technicznej towarzyszącej deklaracji weryfikacji WE. Dokumentację techniczną należy sporządzić zgodnie z art. 15 ust. 4 dyrektywy 2016/797 i z pkt 2.4 załącznika IV do niej.
Kluczowe jest przedstawienie struktury dokumentacji w taki sposób, aby odzwierciedlała ona swoją nazwą zawartość poszczególnych załączników wskazywanych do wszelkich raportów przygotowywanych przez jednostki notyfikowane.
- Dokumentacja z przebiegu weryfikacji WE podsystemu powinna zawierać informacje dotyczące składników interoperacyjności, które nie są objęte deklaracją WE składnika interoperacyjności.
Oznacza to, że w certyfikacie weryfikacji WE podsystemu oraz dokumentacji z jej przebiegu powinna znaleźć się informacja o składnikach interoperacyjności zgodnych z TSI INF oraz TSI ENE, włączonych do podsystemu i ocenionych w ramach weryfikacji WE podsystemu. Składniki te powinny być identyczne z tymi, które zweryfikowano jako część podsystemu. W dokumentacji tej również należy wskazać przyczynę, dlaczego producent nie dostarczył deklaracji zgodności WE dla wybranych składników interoperacyjności.
Dokumentacja z przebiegu weryfikacji WE powinna określać również w jaki sposób zweryfikowano wszystkie składniki interoperacyjności włączony do podsystemu.
- Ograniczenia i warunki użytkowania wskazane w dokumentacji z przebiegu weryfikacji WE podsystemu powinny wynikać z przebiegu oceny oraz dotyczyć warunków eksploatacji niezbędnych dla zapewnienia zgodności z wymaganiami zasadniczymi.
Warunki i ograniczenia eksploatacyjne powinny wskazywać sposób eksploatacji podsystemu niezbędny do zachowania zgodności z wymaganiami zasadniczymi.
Warunki i ograniczenia użytkowania wynikają z RFU-001 oraz określają wszystkie informacje niezbędne do wykorzystania składnika interoperacyjności lub podsystemu związane z wprowadzeniem go do obrotu lub oddaniem do eksploatacji. Informacje te mogą zawierać wartości minimalne lub maksymalne, definiować zakres techniczny oraz interfejsy lub wymagania operacyjne oraz konserwacyjne.
Warunki i ograniczenia nie mogą zastępować oceny zgodności (np. ze względu na terminy kontraktowe wykonawcy inwestycji), powinny z niej wynikać. Ponadto powinny być sformułowane poprzez wskazania jak należy lub nie należy eksploatować podsystem. Powinny być zaproponowane przez producenta podsystemu, a jednostka notyfikowana ma obowiązek ocenić ich adekwatność.
