Urząd Transportu Kolejowego opracował dalsze zasady służące do realizacji działalności związanej z procesem weryfikacji WE skierowane do jednostek notyfikowanych. Zalecenia te pozwolą na zwiększenie spójności działania jednostek. Spowodują również opracowywanie dokumentacji z przebiegu weryfikacji WE w sposób bardziej przejrzysty i zrozumiały.
Praca wykonywana przez jednostki notyfikowane podczas przygotowywania dokumentacji z przebiegu weryfikacji WE powinna być dokładna i staranna, nie może budzić wątpliwości. Pomoże to przy ocenie dokumentacji z przebiegu weryfikacji WE podczas prowadzenia postępowań w zakresie wydania zezwolenia na dopuszczenie do eksploatacji podsystemu. Prezes UTK ocenia dokumentację pod względem:
- kompletności – czy dokumentacja wykazuje dokonanie oceny w całym wymaganym zakresie (w zakresie projektu);
- trafności – czy dokumentacja w jasny sposób obrazuje powiązanie wyników z przebiegiem oceny, zebranymi dowodami;
- spójności – brak sprzeczności między dokumentami.
Prezentujemy wytyczne dotyczące dokumentacji z przebiegu weryfikacji WE:
- Dokumentacja z przebiegu weryfikacji WE podsystemu nie może zawierać wyłączeń z oceny.
Jednostki notyfikowane w opracowywanych przez siebie raportach z oceny zgodności czy certyfikatach weryfikacji WE zawierają zapisy dotyczące wyłączeń z oceny.
Przepisy prawa krajowego i europejskiego nie przewidują możliwości wyłączenia przez jednostkę notyfikowaną z oceny określonych części podsystemu. Zawarte przez jednostkę notyfikowaną w certyfikacje weryfikacji WE stwierdzenia, że określony zakres został wyłączony z oceny jest niedopuszczalny. Taki zapis wprowadza w błąd odbiorcę dokumentów.
- Dokumentacja z przebiegu weryfikacji WE, która jest przedstawiana Prezesowi UTK (jako załącznik do deklaracji weryfikacji WE), powinna opisywać wynik oceny, jak również powinna zawierać opis jej przebiegu.
Z dokumentacji z przebiegu weryfikacji WE wynikać musi ocena poszczególnych parametrów z TSI (pozytywy, negatywny czy nie dotyczy). Jednostka notyfikowana powinna również opisać przebieg tej oceny oraz jednoznacznie uzasadnić jej wynik, odwołując się do odpowiedniego dokumentu referencyjnego. Nie wystarczy sporządzenie opisu przebiegu weryfikacji WE w wewnętrznych dokumentach i raportach jednostki – należy go przekazać producentowi podsystemu.
- Certyfikaty weryfikacji WE powinny zawierać jednoznaczne i precyzyjne informacje.
Certyfikaty powinny zawierać jedynie niezbędne informacje sformułowane w możliwie jasny i precyzyjny sposób. Należy unikać informacji zbędnych, a te, które są wpisywane do certyfikatów, powinny zawsze w pierwszej kolejności uwzględniać przepisy prawa powszechnie obowiązującego, a dopiero następnie zalecenia NB Rail.
Przykładowo w certyfikatach weryfikacji WE podsystemu nie powinny znajdować się zastrzeżenia o następującym lub zbliżonym brzmieniu: Certyfikat Weryfikacji WE przypisany dla obiektu opisanego powyżej zachowuje ważność tak długo jak obiekt oceny oraz powiązana dokumentacja projektowa nie ulegną modyfikacji.
