Analizy

Biała lista podatników – podsumowanie wprowadzonych zmian

W drugiej połowie bieżącego roku wprowadzone zostały kolejne istotne zmiany przepisów dla przedsiębiorców, które nakładają na nich dodatkowe obowiązki oraz sankcje za ich nie prawidłowe stosowanie. Zmiany te dotyczą między innymi wprowadzenia tzw. białej listy podatników.

Biała lista

Od 1 września br. funkcjonuje bezpłatna baza podatników VAT – Wykaz podatników VAT – czyli tzw. biała lista. Lista ta jest udostępniona elektronicznie na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) i zawiera m.in. nazwę podatnika (firmę lub imię i nazwisko), NIP oraz numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Dane znajdujące się na białej liście

Biała lista zawiera dane o podatnikach, którzy:

  • zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni
  • nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru
  • zostali przywróceni jako podatnicy VAT

Status podatnika można sprawdzić na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym jest on sprawdzany.
Na białej liście nie znajdziemy jednak danych kontrahenta, który:

  • oczekuje na rejestrację na VAT
  • jest zwolniony podmiotowo z VAT
  • jest zwolniony przedmiotowo z VAT

Transakcja powyżej 15.000,00 zł

Przedsiębiorcy od 1 września 2019 r. zobowiązani do dokonania zapłaty swoim kontrahentom za dostarczone towary i usługi (od podatników podatku VAT), gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15.000,00 zł brutto na rachunek bankowy, który został na tej liście zamieszczony.

Brak weryfikacji kontrahenta

Korzystanie z białej listy nie jest obowiązkowe, jednak brak weryfikacji kontrahenta może powodować negatywne konsekwencje, w tym m.in.

  • zarzut niedochowania należytej staranności
  • brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych (od stycznia 2020 r.)
  • ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z dokonanej płatności

Zawiadomienie urzędu skarbowego

Pomimo, że korzystanie z białej listy jest nieobowiązkowe to, jak wynika z przepisów, zapłata kontrahentowi na rachunek nie znajdujący się na białe liście powodować będzie, że poniesione wydatki pomimo tego, że będą prawidłowe udokumentowane, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu. W przypadku, gdy podatnik nie sprawdził rachunku bankowego i dokona zapłaty na inny rachunek bankowy kontrahenta to, aby uniknąć sankcji związanych z brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów, musi zawiadomić o tym fakcie urząd skarbowy. Termin na złożenie zawiadomienia jest bardzo krótki, gdyż wynosi jedynie 3 dni od daty zlecenia przelewu. Zawiadomienie należy wysłać do urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta.

Ciężar dowodowy weryfikacji kontrahenta

Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów podatnik, aby udowodnić, że dokonał weryfikacji kontrahenta lub że transakcja została dokonana na rachunek znajdujący się na białej liście, powinien posiadać zachowany w formie elektronicznej lub papierowej wygenerowany plik pdf, zawierający informację o sprawdzaniu danych zawartych na białej liście na konkretny dzień. Natomiast w przypadku technicznych problemów, związanych z dostępem do białej listy, należy wykonać zrzut ekranu oraz wysłać w terminie 3 dni zawiadomienie do urzędu skarbowego kontrahenta.

Zagraniczne rachunki bankowe

Na białej liście nie znajdziemy numerów zagranicznych rachunków bankowych. Płatności na konto z białej listy dla pomiotów zagranicznych dotyczą tylko tych podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane dla potrzeb VAT jako podatnicy VAT czynni w Polsce.

Płatności gotówkowe

Mając na uwadze obowiązek dokonywania zapłaty na rachunki bankowe znajdujące się na białej liście należy pamiętać, że obowiązuje w dalszym ciągu przepis art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego takiego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwot.

Skutkiem niewykonywania tego obowiązku na gruncie przepisów prawa podatkowego jest brak możliwości zaliczenia wydatku do koszów uzyskania przychodów w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Oznacza to, że zapłata za fakturę na kwotę powyżej 15.000,00 zł dla podatnika zwolnionego z VAT, który nie znajduje się na białej liście, musi odbywać się i tak na jego rachunek bankowy, z uwagi na sankcje w postaci braku zaliczonego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Podsumowanie

Nowe przepisy rodzą szereg konsekwencji finansowych, szczególnie dla tych podmiotów, które są nabywcami towarów czy usług. Ustawodawca obliguje przedsiębiorców do weryfikacji kontrahentów, a brak pozytywnej weryfikacji ma konsekwencje zarówno w podatku dochodowym jak i VAT. Jak co roku służbom księgowym przybywa więcej obowiązków. Podsumowując opisane zasady można wskazać, że wszystkie transakcje na kwoty powyżej 15.000,00 zł muszą być dokonywane na rachunki bankowe kontrahentów, z tym zastrzeżeniem, że dla kontrahentów znajdujących się na białej liście na rachunki bankowe na tej liście wskazane.

Violetta Wełnicka
Kancelaria Doradztwa Podatkowego Mariusz Gotowicz w Bydgoszczy