Umowa spółki lub statut wprost zakazują zdalnych posiedzeń rady nadzorczej. Czy członkowie rady mogą podjąć uchwały, nie spotykając się osobiście, w inny sposób?
Jeżeli umowa spółki zabrania przeprowadzenia posiedzenia rady nadzorczej za pośrednictwem środków bezpośredniej komunikacji, to członkowie rady mogą skorzystać z innej instytucji – oddawania głosu na piśmie, w tak zwanym trybie obiegowym, o ile umowa lub statut spółki nie wyklucza tej formy podejmowania uchwał w danej sytuacji. Członkowie rady nadzorczej, po wcześniejszym ustaleniu porządku obrad rady nadzorczej zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej spółce, mogą oddać głosy w sprawie poszczególnych uchwał oraz przekazać je na piśmie jednemu z członków (np. przewodniczącemu rady), który przeprowadzi posiedzenie i dokona podliczenia głosów oddanych na piśmie, stwierdzając podjęcie bądź niepodjęcie uchwał. Głosowanie na piśmie może odbyć się również poprzez złożenie podpisów pod treścią przyszłej uchwały kolejno przez członków gremium, którzy przekazują sobie jeden dokument (np. za pośrednictwem kuriera).
Jak zorganizować tajne głosowania rady nadzorczej w trybie zdalnym i pisemnym?
Zgodnie z wprowadzonymi w ramach tzw. tarczy antykryzysowej zmianami w Kodeksie spółek handlowych, jeżeli umowa lub statut spółki przewiduje obowiązek przeprowadzenia głosowania tajnego dla określonych spraw, to rada nadzorcza może podjąć uchwały w tych sprawach w taki sam sposób jak pozostałe uchwały podejmowane w trybie zdalnym bądź pisemnym, pod warunkiem, że żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu wobec takiego rozwiązania.
Czy władze stowarzyszenia lub fundacji mogą odbyć posiedzenia za pośrednictwem Internetu?
Co do zasady – tak, zgodnie z wprowadzonymi przepisami w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, jeżeli członkowie danej władzy fundacji czy stowarzyszenia wyrażą zgodę w formie dokumentowej, możliwe jest odbycie posiedzenia z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. W zawiadomieniu o takim posiedzeniu trzeba wskazać na możliwość wzięcia w nim udziału za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej np. w formie wideokonferencji i podać dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu. Należy jednak pamiętać, że statut stowarzyszenia może zawierać ograniczenia, a nawet wyłączenie możliwości przeprowadzania posiedzenia w takiej formie.
Zdalne posiedzenia zarządu, rady nadzorczej w kontekście ochrony danych osobowych
Organizacja posiedzeń organów spółki wymaga zweryfikowania tożsamości uczestników, spisania protokołu lub treści uchwał, co wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Jeżeli wcześniej posiedzenia nie odbywały się zdalnie, aktualizacji wymaga opisu procesów przetwarzania zawarty w rejestrze czynności przetwarzania. Aktualizacji wymaga także analiza ryzyka i dokumentacja oceny skutków dla ochrony danych osobowych. Dodatkowo pracownicy obsługujący posiedzenie powinni otrzymać nowe upoważnienia związane z elektronicznym przetwarzaniem danych. Natomiast uczestnicy posiedzenia przed jego odbyciem powinni otrzymać dodatkową informację o zasadach przetwarzania ich danych, która to informacja może być przekazana odrębnie lub zawarta w treści regulaminu posiedzenia.
